نکاتی برای نوشتن ایمیل - Mail Write
چه فریلنسر باشید و چه کارمند یک شرکت باشید، در هر حرفه ای مشغول به کار باشید و در هر کجای دنیا که باشید بدون شک ایمیل بخش جدایی ناپذیری از زندگی و کار شما به حساب می آید. هر زمانی ممکن است ایمیلی از یکی از کارفرمایان و یا همکاران خود دریافت کنید که نیاز به یک پاسخ داشته باشد و یا اینکه خودتان به ارسال یک ایمیل احتیاج پیدا کنید.
اگر تا کنون توجه نکرده بودید باید بدانید که نحوه نوشتن ایمیل از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و گاهی تاثیر شگرفی روی موقعیت های کاری شما می گذارد. اگر یک ایمیل به درستی و با رعایت اصول اساسی نوشته نشده باشد می تواند یک موقعیت بزرگ در کار را از شما بگیرد، در حالی که اگر ایمیل به شکل درست خود نوشته شود چه بسا یک موقعیت کاری فوق العاده برای شما به وجود بیاورد. در این مقاله ۶ نکته برای نوشتن صحیح ایمیل برای شما نوشته شده تا بتوانید با استفاده از این نکات درب را بر روی موقعیت های بزرگ بگشایید.
۱- موضوع را کاملا واضح بنویسد
موضوع ایمیل یا همان Subject اولین موردی است که در هر ایمیلی مورد توجه قرار می گیرد. پس نیاز است که به موضوع ایمیل توجه زیادی شود. بهتر آن است که موضوع ایمیل به طور شفاف و واضح و در عین حال خیلی کوتاه به موضوع اصلی مورد بحث در بدنه ایمیل اشاره کند. اگر ایمیلی برای ایجاد یک قرار ملاقات می نویسید حتما در موضوع ایمیل به عبارت قرار ملاقات اشاره کنید، یا اگر ایمیل شما باید هر چه زودتر خوانده شود حتما در موضوع ایمیل خاطرنشان کنید که این ایمیل حساسیت زمانی دارد.
این روزها ایمیل های اسپم بسیار زیاد شده اند و کمتر کسی پیدا می شود که همه ایمیل های خود را یک به یک بررسی کند چون می داند بسیاری از آنها بی اهمیت و اسپم هستند. بنابراین اگر موضوع یک ایمیل بی اهمیت و یا تکراری جلوه کند احتمال خوانده شدن آن خیلی کم است. بنابراین سعی کنید ایمیل شما بی اهمیت جلوه نکند و برای اینکار اولین نکته ای که باید به آن توجه کنید موضوع ایمیل شماست.
۲- از احوال پرسی های معمولی استفاده نکنید
اگر در حال ارسال یک ایمیل به چندین نفر هستید ممکن است یک « سلام » ابتدا جالب به نظر برسد ولی این کار باعث می شود از اهمیت ایمیل شما بکاهد. در زمان ارسال ایمیل معمولا بهتر است از احوال پرسی های رسمی و کمی طولانی تر از یک سلام استفاده شود مگر آنکه به یکی از دوستان خیلی نزدیک خود ایمیل بفرستید.
اگر در زمان ارسال ایمیل یک آشنایی مختصر با شخص مقابل داشته باشید می دانید که چطور باید ایمیل خود را شروع کنید. شروع یک ایمیل به شیوه ای که می دانید شخص مقابل آن را می پسندد ایمیل شما را خیلی حرفه ای تر جلوه می دهد. ممکن است به نظر کمی از وقت شما را به خود اختصاص دهد ولی مطمئن باشید که اگر چند دقیقه ای به نحوه شروع ایمیل فکر کنید و راه مناسب آن را پیدا کنید پشیمان نخواهید شد.
۳- به موضوع اصلی اشاره کنید
هیچ وقت کاری نکنید که مخاطب شما برای رسیدن به موضوع اصلی ایمیل ابتدا یک کتاب پر از مسائل حاشیه ای را بخواند چون اگر دیر به موضوع اصلی مورد بحث اشاره کنید ممکن است شخص مقابل اصلا هیچ وقت به آن نرسد و ایمیل را به طور کامل نخواند و آن را نیمه کاره رها کند.
اگر موضوع مورد بحث بیش از حد پیچیده و طولانی است بهتر است آن را با تماس تلفنی با شخص مورد نظر در میان بگذارید و یا حداقل موضوع را به بخش هایی کوچک تر تقسیم کنید و هر بار یک بخش را ایمیل کنید و وقتی در مورد آن بخش به نتیجه رسیدید، بخش بعدی را ایمیل کنید.
وقتی بحث خواندن یک متن در کامپیوتر یا اسمارت فون به میان می آید، چشم کاربران مثل اسکنر عمل می کند و در واقع موضوعات بی اهمیت را کنار می گذارند و فقط به مطالب مهم می پردازند. بنابراین بهتر است ایمیل خود را در پاراگراف هایی خیلی کوتاه بنویسید و اگر لازم بود از لیست های گلوله ای و یا شماره ای استفاده کنید.
۴- اطلاعات تماس را فراموش نکنید
اگر در شرایطی بودید که نیاز به یک پاسخ سریع داشتید باید حتما راه های تماس با خود را در ایمیل خود ذکر کنید. البته این نکته فقط به شرایط اضطراری محدود نمی شود، در هر شرایطی وقتی یک ایمیل ارسال می کنید باید تا جای ممکن اطلاعات تماس با خودتان را ذکر کنید تا اگر شخص مقابل نتوانست ایمیل شما را در اسرع وقت با ایمیل پاسخ دهد یا ترجیح نداد با ایمیل به شما پاسخ دهد، بتواند با شما تماس بگیرد یا در شبکه های اجتماعی برای شما پیغام بگذارد. ضمنا این اطلاعات تماس می تواند در آینده نیز می تواند برای مخاطب مفید واقع شود. ولی توجه شود که در زمان نوشتن اطلاعات تماس خود حریم خصوصی خود را نادیده نگیرید.
۵- ایمیل خود را بازخوانی کنید
هیچ چیز بدتر از این نیست که ایمیل شما پر از غلط های املایی و دستوری باشد. پیش از ارسال ایمیل یک یا دوبار آنچه نوشته اید را بخوانید. مطمئن شوید که املای همه کلمات و همین طور نقطه گذاری ها صحیح باشند. اگر لازم بود بخش هایی که فکر می کنید نیاز به تغییر دارند را تغییر دهید.
۶- بقیه موارد را هم چک کنید
بعد از اینکه ایمیل را بازخوانی کردید باز هم مواردی هستند که باید بررسی کنید. قبل از اینکه ایمیل خود را ارسال کنید یکبار بررسی کنید و ببینید که آیا آدرس ایمیل دریافت کننده را صحیح وارد کرده اید؟ این خیلی بد است که مخاطب ایمیل شما با کسی که ایمیل را به او ارسال کرده اید متفاوت باشد. ضمنا اگر می خواهید فایلی را هم به ایمیل پیوست کنید قبل از ارسال ایمیل اطمینان حاصل کنید که فایل های مورد نظر را پیوست کرده باشید.